识别,是指在数字环境中将文件与其他信息相区别的过程,其结果是电子文件身份的确立。电子文件的识别在概念上与传统文件无异,但识别手段却有很大程度的不同。在纸质环境中,由于业务活动相对稳定,不同业务职能之间边界相对清...[继续阅读]

    电子文件版本是指为完成同一业务目的,经过一定流程而形成的并在内容、形式、作用上有所不同的电子文件。常见的电子文件版本有: 电子公文的草稿、修改稿、送审稿、定稿,软件Beta版、标准版、专业版等。版本的标识号是版本号...[继续阅读]

    业务活动过程中产生的电子文件版本繁多,不进行版本管理会造成电子文件难以整合,版本不统一会经常导致使用错误版本现象,版本无法恢复会造成知识流失。电子文件版本控制的意义如下。(1)追踪同一业务目的活动的过程即追踪文...[继续阅读]

    首先,要确定需要开展版本控制的电子文件种类;其次,应明确每类文件版本控制的基本规则,要求将重要的版本留存下来而不是覆盖原有版本,包括版本访问控制权限、版本号编号规则、版本冲突解决机制、各版本的保管期限等; 最后...[继续阅读]

    电子文件的分类,是指根据文件分类方案 (也称分类体系) 规定的逻辑结构、方法、程序规则,对电子文件进行系统的识别和整理,将其归入相应的类别。分类是基础性的、核心的电子文件管理活动。机构内所有的电子文件都应纳入分类...[继续阅读]

    作为基础性的、核心的文件管理业务活动,电子文件分类是对机构业务活动的重要支撑,也是其长期保存的重要基础。具体来讲,电子文件分类的作用主要包括以下几方面。(1)支持业务的有序开展文件是业务运行的工具和产物,按照业务...[继续阅读]

    电子文件分类方案,也称分类体系,是文件类目的有序集合,揭示各级文件类目及其相互关系。分类方案是指导电子文件分类的工具。按照比较经典的理解,分类方案主要由各级类目组成,是个相对稳定的体系。在分类方案的最低类目下...[继续阅读]

    文件分类有多种方法,包括职能分类法、组织机构分类法、主题分类法和年度分类法等。其中,国际电子文件管理领域公认的分类方法是职能分类法,也称 “基于职能的文件分类法”。该方法根据文件形成和使用的业务背景对文件进行...[继续阅读]

    (1)业务驱动原则业务驱动原则是业务驱动的管理理念在电子文件分类中的具体应用。它要求从形成文件的业务活动出发进行分类,关注形成和使用文件的业务背景,文件分类体系结构的构建以及分类类目的设置都要将业务活动的开展方...[继续阅读]

    捕获 (capture),指将业务活动中生成或接收到的数据对象作为文件并与元数据一起保存到电子文件管理系统中的过程。捕获是电子文件产生和应用之后才出现的新术语,应用在信息系统的环境中,与归档、登记存在密切关系。捕获和归档...[继续阅读]